Et comment vous pouvez les construire
Vous avez entendu parler du livre de Stephen Covey, Les 7 habitudes des gens très efficaces . Aujourd'hui, regardons les 10 habitudes partagées par les chefs de projet.
J'ai vu ces habitudes se répéter encore et encore dans les évaluations de performance et dans les revues de fin de projet où le client, l'équipe ou le sponsor offre des commentaires au chef de projet.
Vous n'avez pas besoin d'avoir 10 ans d'expérience pour réussir chaque fois. En changeant vos habitudes et en perfectionnant vos compétences, vous pouvez considérablement améliorer les chances de succès de votre projet (et vous donner aussi un temps moins stressant au travail).
Et sans ordre particulier (mis à part le numéro 10), commençons!
Utiliser la bonne équipe
Les chefs de projet les plus efficaces et les plus performants connaissent les capacités des membres de leur équipe. Cela signifie qu'ils peuvent attribuer le bon travail aux bonnes personnes.
L'utilisation d'une mauvaise ressource sur une tâche peut entraîner un délai plus long ou une mauvaise exécution. Il est utile de connaître les forces et les faiblesses des personnes qui travaillent avec vous afin que vous puissiez les affecter au mieux aux tâches du projet.
Gestion des problèmes de projet
Tous les projets rencontrent des problèmes de temps en temps. Les chefs de projet qui réussissent ne le laissent pas s'inquiéter. Ils connaissent les processus de gestion des problèmes et la meilleure façon de gérer les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent.
Vous pouvez faire cela aussi. Une fois que vous savez comment évaluer un problème de projet, vous constaterez que la gestion des problèmes devient une habitude facile à intégrer dans votre routine hebdomadaire. Mettez du temps de côté pour parcourir votre journal des problèmes chaque semaine, et vous constaterez bientôt que c'est un travail facile de rester au courant des problèmes de gestion.
Faire face aux changements
Les projets sont conçus pour changer les choses, mais ce genre de changement arrive à d'autres personnes! Il est plus difficile de gérer les changements qui visent directement l'équipe de projet, ce qui perturbe le calendrier détaillé du projet et crée de nouveaux travaux et toute une pile de mises à jour de la documentation.
Les chefs de projet qui réussissent ont un processus de gestion du changement qu'ils suivent. En suivant les étapes définies, il est plus facile de transformer une action en habitude parce qu'elle est structurée et répétitive.
Le processus de gestion du changement ressemble à ceci:
- Recevoir des informations sur le changement
- Évaluer le changement
- Établissez combien de travail ce serait de faire le changement
- Préparez une recommandation pour savoir si cela vaut la peine d'aller de l'avant.
Ensuite, vous obtenez une décision de votre sponsor quant à savoir si vous devez intégrer le changement ou non.
Remarque: vous pouvez approuver vous-même de petits changements tant qu'ils se situent dans vos attributions et vos niveaux d'autorité.
Les chefs de projet qui réussissent savent que faire face aux changements font partie du travail et ils ont un plan pour les gérer au fur et à mesure qu'ils surviennent.
Gérer les coûts du projet
Il est fort probable que votre projet entraînera des coûts, même si vous n'avez pas le contrôle total sur les cordons de la bourse vous-même. Être capable de gérer les éléments financiers sous votre contrôle doit être une habitude.
Si vous ne l'approchez pas régulièrement et régulièrement, vous verrez que le travail devient si énorme qu'il est impossible de bien faire.
Les gestionnaires de projets fantastiques restent à la hauteur des dépenses avec des systèmes de classement qui fonctionnent pour les factures, devis et estimations. Prenez l'habitude d'utiliser votre logiciel de budgétisation (même si ce n'est qu'une feuille de calcul).
Vous ne pouvez pas gérer les coûts de votre projet avant d'avoir un plan de ce que vous allez dépenser. Lisez ceci sur la façon de créer un budget de projet pour pouvoir commencer.
Construction d'équipe
L'équipe du projet ne travaillera probablement pas pour vous, alors pourquoi le teambuilding fait-il partie des habitudes des chefs de projet qui réussissent?
C'est parce que vous avez besoin d'eux pour travailler efficacement ensemble et que vous avez besoin que les personnes impliquées dans le projet arrivent rapidement à un point où elles se font mutuellement confiance. Vous obtenez cela en construisant l'équipe.
Méfiez-vous des situations où votre équipe s'effondre. Le comportement d'intimidation , en particulier, est inacceptable.
Comprendre les processus
La sixième habitude des directeurs de projets à succès est qu'ils comprennent les processus qui existent dans leur sphère de contrôle.
Cela signifie qu'ils savent quelles procédures de travail doivent être suivies. Ils ne perdent pas de temps à essayer de rédiger une analyse de rentabilisation parce qu'ils savent qu'il existe une procédure pour cela et qu'ils peuvent suivre les étapes.
Les chefs de projet les plus performants ne sont pas des esclaves à traiter. Ils savent quand la bonne chose à faire est de suivre le processus. Ils savent quand il est préférable de le modifier légèrement pour rendre les tâches plus faciles pour tout le monde. Un exemple de cela serait de supprimer la bureaucratie d'un petit projet en adaptant les processus en conséquence.
Mise à jour de l'horaire
Les calendriers de projet ne doivent pas être laissés au hasard, et les chefs de projet les plus performants prendront l'habitude de vérifier régulièrement leur planning pour les mettre à jour.
Il y a beaucoup de façons de suivre les progrès de votre projet, mais le plus important est que vous le fassiez! Si vous avez du mal à vous approprier cette habitude, réservez une courte réunion dans votre agenda avec vous-même et votre emploi du temps une fois par semaine. Utilisez la même heure chaque semaine et prenez 30 minutes pour revoir où vous êtes et où vous devez être. Apportez les modifications nécessaires, dites à l'équipe et poursuivez le projet.
Remarque: Si vos changements d'horaire ont un impact sur la date de fin du projet ou sur la date de livraison pour les principaux jalons, alors parlez à votre sponsor. Vous ne devez pas modifier les fondamentaux de votre plan de base sans passer par un processus d'approbation formel.
Gestion du risque du projet
Savoir quoi inclure dans votre registre des risques est une chose, mais l'examiner habituellement et agir sur les risques soulevés est quelque chose de différent.
Il ne suffit pas d'utiliser le début de votre projet pour identifier les risques et ensuite ne plus y penser. La gestion des risques doit faire partie de vos habitudes de projet, car sans elle, vous constaterez que les risques se transforment en problèmes et créent des problèmes pour vous.
C'est un autre domaine où les processus standard et la réservation d'un créneau régulier pour faire un examen des risques peuvent aider. Vous pouvez l'inclure dans vos réunions d'équipe. Prenez l'habitude de revoir vos risques avec l'équipe, de fermer ceux qui ne sont plus une menace et de planifier des actions pour ceux que vous voulez atténuer.
Temps de suivi
Les chefs de projet en savent beaucoup sur la gestion du temps de projet , mais cela a tendance à être dans le domaine de la programmation et de la planification. Nous parlons d'un suivi du temps plus régulier et quotidien. Nous parlons de feuilles de temps.
Souvent, les équipes de projet ne souhaitent pas utiliser les feuilles de temps si elles ne l'ont pas fait auparavant. De nombreux outils logiciels de gestion de projet ont un suivi du temps inhérent au produit. Cela peut faciliter l'introduction du passage au suivi du temps en équipe.
Que vous suiviez ou non le temps de votre équipe (ce qui est recommandé), il est important que vous sachiez où se situe votre temps en un jour. Vous devriez prendre l'habitude de garder une note sur la façon dont vous passez votre temps. Cela vous aidera à comprendre si vous passez du temps sur les tâches prioritaires du projet. Vous pourriez penser que vous êtes, mais êtes-vous? Les feuilles de temps ou l'enregistrement du temps d'une forme aidera, même si c'est juste un journal horaire sur un bloc-notes.
Fournir des changements commerciaux
Enfin, l'habitude qui rend les chefs de projet les plus performants est leur capacité à faire correspondre les résultats du projet aux résultats de l'entreprise. Votre projet a été conçu pour réaliser quelque chose d'incroyable pour l'entreprise, et vous l'avez fait. Génial.
Mais si les utilisateurs n'utilisent pas votre produit ou si le logiciel tombe rapidement en désuétude ou si les clients ne sont pas aussi étonnés que vous, votre projet a été une perte de temps.
Les équipes de projet les plus performantes s'assurent qu'elles connaissent les résultats commerciaux qu'elles visent. Ils construisent une solution qui apporte ce changement d'entreprise de manière durable. Ce qu'ils livrent à la fin du projet est entièrement utilisé et totalement adopté par le client. C'est un succès car il a été construit pour être un succès dès le départ.
Comprendre les objectifs de l'entreprise est un critère clé pour tout chef de projet qui veut avoir un impact sur les clients et les parties prenantes. Si vous pouvez montrer que vous avez livré quelque chose de valeur, alors il est facile de démontrer l'impact que vous avez et la valeur que vous apportez à l'entreprise.
Prenez l'habitude de demander à vos parties prenantes quelle valeur commerciale ils attendent et comment ils veulent utiliser tout ce que votre projet leur offre. Parlez-leur de la façon dont ils définissent le succès. Vous pouvez construire ceci dans un processus reproductible au début de chaque projet.
Combien d'habitudes pour le succès avez-vous?
Après avoir lu la liste, combien de ces habitudes avez-vous déjà? Il y a probablement des choses ici que vous faites aujourd'hui et d'autres que vous savez que vous devriez faire plus d'efforts à faire régulièrement. Les bonnes nouvelles sont que la création d'une nouvelle habitude est relativement facile si vous êtes engagé à le faire. Bientôt, ces choses seront une seconde nature, et vous serez sur la bonne voie pour être l'un des chefs de projet les plus réussis dans votre entreprise.
Sur quels points allez-vous commencer et intégrer votre routine hebdomadaire?
Lecture supplémentaire
Je recommande de lire Le pouvoir de l'habitude par Charles Duhig.