Les données saisies sur ces feuilles de temps, généralement par le personnel du département créatif , enregistrent les heures passées sur chaque partie du projet.
Cela ne signifie pas seulement la création de la campagne, mais le briefing initial, la présentation du client, et même le temps passé aux tournages et aux studios de production. Ce n'est qu'en obtenant une image claire de la façon dont le temps a été dépensé qu'une agence peut gérer efficacement la charge de travail, l'arrangement de facturation du client et la façon dont le temps est réparti entre les équipes.
La feuille de temps en quelques mots
Dans les premiers temps de la publicité, comme de nombreuses tâches de cette époque, le temps était enregistré manuellement sur papier avec des stylos et des crayons (et beaucoup d'effacement). Ces jours-ci, le temps est entré dans l'ordinateur ou une tablette en utilisant un logiciel sophistiqué qui peut générer des rapports de toutes les variétés. La plupart des magasins ont un modèle très similaire qui comprend:
- Le numéro d'emploi
- Le client
- La tâche à accomplir
- Tout le personnel affecté
- La date et le nombre d'heures travaillées
- Le prix par heure
- Heures supplémentaires
Lors du démarrage d'un projet pour un client, le gestionnaire de compte ou le gestionnaire de trafic ouvrira un numéro d'emploi et commencera à suivre les heures.
Ceux-ci correspondront généralement à la proposition ou à l'offre faite au client et seront divisés en heures consacrées principalement à: la recherche, la planification et la stratégie, le développement créatif , la production et l'administration de projet.
Si tout se passe comme prévu, les heures réellement consacrées au projet correspondront bien à l'estimation, mais ce n'est généralement pas le cas.
Le développement créatif prend souvent plus de temps que n'importe quelle autre partie du processus, en raison d'un changement de direction, de la rétroaction des clients ou de l'incapacité à résoudre le problème. Cela peut devenir un point de désaccord avec le client, car il ne veut pas dépenser beaucoup d'argent en temps de création, car le département créatif a du mal à identifier une solution.
Cependant, la feuille de temps doit être remplie correctement pour suivre cette heure et montrer au client comment l'argent a été dépensé et comment l'agence a fonctionné. C'est un bon moyen de voir si certains projets sont trop laborieux pour générer des profits, ou si d'autres sont si lucratifs qu'ils méritent d'être investis dans ce client pour un travail supplémentaire. Et en un mot, c'est le rôle de la feuille de temps.
Les avantages des feuilles de temps
Voici pourquoi les feuilles de temps sont la pierre angulaire de toute agence:
- Money - Les feuilles de temps montrent à une agence (même à l'interne) combien d'heures ont été enregistrées pour chaque partie de chaque campagne. Il est alors facile de voir si le mandat du client en vaut la peine ou s'il est temps de mettre le client au point par projet. Avec une agence interne, cette période peut ne pas entraîner directement des facturations, mais elle montre à la direction avec quelle efficacité elle utilise le temps du département créatif. Si l'on découvre qu'ils passent 90% de leur temps sur un seul aspect de l'entreprise, cela peut créer des drapeaux rouges.
- Transparence - Si les feuilles de temps sont correctement exécutées, il est facile de voir où tout se passe bien et où les goulots d'étranglement ou les inefficacités se faufilent. Pourquoi un rédacteur passe-t-il la moitié du temps sur un client? Et si vous avez besoin de plus de créations, un coup d'œil rapide sur la feuille de temps permettra de voir si le département est surchargé.
- Engagement et responsabilité - La plupart des clients s'attendent à ce qu'un certain nombre d'heures soit consacré à un projet. S'ils ne croient pas que la bonne quantité d'effort a été mise dans un travail, les feuilles de temps peuvent fournir les données pour dire le contraire. C'est aussi un moyen de montrer à certains clients à quel point ils obtiennent de la valeur de l'agence.
- Analyse - La performance passée est souvent un bon indicateur de l'avenir. Si un client est en train de sucer la vie de l'agence et de faire en sorte que tout le monde s'en sorte, les données des feuilles de temps peuvent montrer si cela vaut la peine de garder ce client ou s'il est temps de le laisser partir. De l'autre côté de l'équation, il peut montrer à une agence la rentabilité de certains clients, ce qui nécessite un minimum de travail créatif et d'efforts, mais un retour sur investissement maximum.
Les inconvénients des feuilles de temps
Avec tous ces points positifs, quel est le problème? Eh bien, il y a une raison pour laquelle les feuilles de temps sont universellement détestées par presque tout le monde sauf les crunchers de l'agence:
- Temps - Beaucoup de gens dans les agences, en particulier dans les départements créatifs, ne veulent pas consacrer de temps à l'administration. En tant que créateur, il peut être préjudiciable de rompre avec un grand brainstorming créatif pour remplir des heures. De nombreux gestionnaires de compte ont les mêmes problèmes. C'est ironique, mais le temps pour les feuilles de temps est rarement alloué.
- Erreurs - Cela va directement au premier point. De nombreuses créations quitteront les feuilles de temps jusqu'à la dernière minute avant le rapport de facturation de fin de mois. Et cela signifie que l'exactitude d'une feuille de temps passe de plutôt bonne à épouvantable. Il est difficile de se rappeler combien de minutes vous avez passées sur un travail il y a deux semaines, donc c'est souvent une conjecture. Si les feuilles de temps sont devinées, cela les rend presque inutiles.
- Faible attention - Le temps n'est pas un bon indicateur d' excellente publicité. Un magasin pourrait passer 40 heures et ne rien produire de note, un autre pourrait travailler 10 et produire un chef-d'œuvre. Les feuilles de temps n'enregistrent pas la qualité de la pensée, juste le temps passé à le faire.
L'avenir des feuilles de temps
Les feuilles de temps sont là pour rester, et elles doivent être faites manuellement. Le suivi automatique du temps ne fonctionne pas, car il nécessite un démarrage et un arrêt manuels. Si vous oubliez de démarrer l'horloge, vous perdez des heures. Oubliez de l'arrêter et un client pauvre est facturé pour des heures de travail qui ont été dépensées pour un autre projet. Cela, à son tour, pourrait entraîner des problèmes (et même des poursuites) avec surfacturation, et la perte d'un client précieux.
La seule façon de garantir un bon suivi du temps est d'insister pour que tout le monde dans l'agence mette à jour les feuilles de temps au moins deux fois par jour, une fois avant le déjeuner et encore une fois avant de rentrer à la maison. Si cela est fait, les feuilles de temps seront précises et utiles. Et si ce n'est pas fait, les agences devraient être créatives avec de la motivation. Trouver un moyen d'inciter le processus de suivi du temps.
Donnez à ces employés qui gardent un record méticuleux de leur temps un bonus hebdomadaire, ou quelques heures de congé le vendredi. Cela peut sembler une perte de temps et d'argent, mais des feuilles de temps précises peuvent valoir beaucoup plus à l'agence que quelques centaines de dollars ici ou là chaque semaine.