Les employeurs supposent que les personnes qu'ils embauchent savent comment effectuer certaines tâches. Par exemple, votre patron s'attendra à ce que vous sachiez écrire un courriel professionnel et répondre correctement au téléphone. Ces tâches sont assez simples, mais d'autres sont un peu plus compliquées - par exemple s'excuser pour une erreur. Ce n'est pas quelque chose que tout le monde sait faire. Voici huit tâches, certaines simples et d'autres pas, que tout le monde doit maîtriser:
- Envoi d'un courriel professionnel: Si vous avez moins de 30 ans, il est fort probable que vous utilisiez le courriel depuis que vous savez comment écrire. Ce que vous ne savez peut-être pas, c'est qu'il y a une grande différence entre l'envoi de courriels à vos amis et l'utilisation de ce moyen pour la correspondance liée au travail. Lorsque vous écrivez à vos amis, vous pouvez écrire en minuscules, utiliser l'argot et les abréviations, et peut-être même laisser passer des fautes d'orthographe et de la mauvaise grammaire. Comparez cela avec le courrier électronique professionnel, où ces mêmes choses sont parmi les «non» à laquelle vous devriez être attentif lorsque vous correspondez avec vos collègues, votre patron ou vos clients. Lire la suite: Conseils pour la rédaction d'e-mails professionnels .
- Rédaction d'un mémo ou d'une lettre commerciale: Il est difficile d'imaginer d'envoyer une copie papier d'un mémo ou d'une lettre au lieu d'un courriel, mais cela pourrait arriver. Au cas où cela arriverait, vous devriez savoir comment le faire correctement. Lire la suite: Le format de lettre commerciale appropriée.
- Répondre au téléphone et passer des appels téléphoniques: Vous avez passé et reçu des appels toute votre vie. Bien sûr, vous savez comment faire cette tâche très simple: vous décrochez le téléphone et dites bonjour (ou si vous appelez, demandez à la personne à qui vous voulez parler). C'est bien pour les appels téléphoniques personnels, mais pas pour les appels d'affaires. Lorsque vous répondez à un appel, identifiez-vous toujours et indiquez le nom de votre service ou entreprise. Donnez votre nom à la personne qui répond au téléphone lorsque vous êtes l'appelant, puis dites-lui qui vous essayez d'atteindre. Lire la suite: Vous m'avez eu à Bonjour: Apprendre à connaître l'étiquette téléphonique appropriée .
- Faire des présentations: Lorsque vous rencontrez quelqu'un de nouveau, il est poli de vous présenter à lui. C'est aussi une bonne manière de présenter les gens les uns aux autres. Dans une situation liée au travail, il est toujours préférable d'utiliser le prénom et le nom. Par exemple, dites "Bonjour, je suis Mary Smith" quand vous rencontrez quelqu'un pour la première fois. Vous pouvez également le faire lorsque vous rencontrez quelqu'un que vous avez déjà rencontré mais dont vous ne vous souvenez plus du nom. Dans ce cas, vous pouvez ajouter "Je sais que nous nous sommes déjà rencontrés mais j'ai peur d'avoir oublié votre nom". Les chances sont qu'ils ne se souviennent pas du tien non plus! Lorsque vous présentez d'autres personnes, par exemple, «John Jones, j'aimerais que vous rencontriez Peter Smith».
- Prendre des minutes lors d'une réunion: De nombreux emplois impliquent assister à des réunions, au moins occasionnellement. Souvent, il est nécessaire que des enregistrements écrits, appelés minutes, soient conservés de ces rassemblements. À un moment donné, la personne qui dirige la réunion peut vous demander de prendre ces minutes. Pour ce faire, vous devez enregistrer les noms des participants présents et prendre des notes résumant tout ce qu'ils discutent. Vous devrez également taper les minutes après la réunion. Lire la suite: Prendre des minutes de réunion .
- Rédiger une liste de choses à faire : Que ce soit fréquemment ou occasionnellement, vous devrez peut-être jongler avec plusieurs tâches. La meilleure façon de garder une trace de tous est de garder une liste de choses à faire. Notez toutes les tâches dont vous êtes responsable, classées par date d'échéance. Que vous utilisiez une application téléphonique, un logiciel ou une feuille de papier, assurez-vous de cocher ou de rayer les éléments lorsque vous les avez remplis. Notez également la date. Ne supprimez pas les éléments car vous souhaitez être en mesure de suivre ceux que vous avez terminés.
- S'excuser pour une erreur: Afin de vous excuser pour une erreur, vous devrez admettre que vous l'avez fait. C'est une chose difficile à faire, mais c'est nécessaire. Il est impératif que vous agissiez rapidement - dès que vous réalisez votre erreur, parlez à votre patron ou à quiconque d'autre que cela aura un effet. Essayez d'avoir un plan en tête pour corriger l'erreur. Lire la suite: Que faire si vous faites une erreur au travail .
- Appel aux malades: Personne n'aime tomber malade mais, plus encore, la plupart des gens détestent appeler au travail. Un marché du travail précaire nous a amenés à croire que notre présence au bureau (ou là où se trouve votre lieu de travail) est de la plus haute importance. Bien qu'il soit vrai que vous ne devriez pas prendre de congés de maladie inutilement, vous devriez essayer d'éviter d'infecter vos collègues. Restez à la maison si vous avez quelque chose qu'ils pourraient attraper! Assurez-vous de suivre les procédures de notification de votre employeur. Lire la suite: Appel aux malades au travail .