Compétences en rédaction - Communiquer avec les mots

Communiquer avec les mots

De tous les cours que j'ai suivis au collège et aux études supérieures, les deux qui m'ont le plus aidé dans ma carrière ont été la composition anglaise et l'anglais des affaires. Dans ces classes, j'ai appris des compétences d'écriture efficaces que j'ai utilisées dans tous les emplois que j'ai jamais eu. Aucun autre travail, mais mon travail sur ce site comprenait l'écriture dans le cadre de ma description de travail . En dépit de cela, je devais écrire dans tous les emplois, et il était évident que je serais capable de le faire.

C'est le cas de la plupart des tâches, qu'il s'agisse de rédiger des notes de service internes, de correspondre avec des clients ou de concevoir des supports de vente. Ecrire de la belle prose et de la poésie est un talent. Rédaction efficace, cependant, est une compétence qui peut être appris.

Organisez votre écriture

Que vous composiez un mémo à votre collègue ou un rapport pour votre patron, vous devriez décider quelle information vous voulez transmettre. Voici comment faire ceci:

1. Énumérer chaque élément dont vous avez besoin de discuter dans votre note ou rapport.
2. Mettez-les en ordre, du plus important au moins important.
3. Rédigez un bref résumé de votre mémo entier - ce sera votre premier paragraphe.
4. Développez sur chaque élément répertorié à l'étape 1.
5. Si des mesures doivent être prises par le destinataire, indiquez-le dans votre dernier paragraphe.

Quelques conseils

Évitez la verbosité. Dites à haute voix ce que vous essayez d'écrire. Écoutez comment les mots sonnent. Par exemple, la phrase «J'ai découvert que je devrais jeter un coup d'œil à nos chiffres de ventes passés afin de trouver un plan pour nous aider à réévaluer notre technique de vente» pourrait être plus simplement «Je dois prendre regardez nos chiffres de ventes passés pour réévaluer notre technique de vente. "

Écrivez pour votre public.

Utilisez un langage simple. Vous ne voulez pas que le lecteur ait besoin d'un dictionnaire pour déchiffrer ce que vous essayez de dire. Vous ne devriez pas essayer d'impressionner votre lecteur avec votre grand vocabulaire. Les chances sont que vous frustrerez votre lecteur à la place. La plupart des gens jonglent avec plusieurs tâches en même temps et ne souhaitent recevoir que les informations nécessaires.

Vous êtes responsable de faire cela. Au lieu de dire, "Sa nature grégaire lui attribue le titre de candidat superlatif pour le travail", disent "Sa gentillesse fait de lui un des meilleurs candidats pour le poste".

Restez à l'écart du jargon que votre lecteur peut ne pas comprendre. Si votre travail est très technique, mais que la personne à qui vous écrivez ne maîtrise pas bien ce domaine, tenez-vous en aux mots que cette personne comprendra. Par exemple, si vous êtes un concepteur de site Web, cette phrase dans un mémo à votre client, un psychologue, n'aura aucun sens: "Que voulez-vous que j'utilise comme BGCOLOR pour votre site: # ADD8E6 ou #FFFFFF?" Toute personne compétente dans la conception de pages Web sait que cette question peut être traduite en "Que voulez-vous que la couleur de fond de votre site soit: Light Blue ou White?" Cependant, ne vous attendez pas à ce que votre client soit plus familier avec ce jargon technique que vous le feriez avec sa discussion d'un terme psychologique tel que la trichotillomanie.

Un cliché par jour éloigne le lecteur - ou du moins ne le fait pas se souvenir de ce que vous dites. Vous voulez que votre écriture soit mémorable. Parce que nous entendons souvent des clichés, nous devenons désensibilisés à leur égard. Les mots, alors, ne sont pas uniquement associés à votre écriture.

Plutôt que de dire «Ne remets pas demain ce que tu peux faire aujourd'hui» dans un mémo à un subordonné que tu essaies de motiver. Dites simplement: «Arrête de tergiverser, fais le boulot maintenant.

Si possible, utilisez la voix active. La voix active rend votre phrase plus forte et généralement plus courte. Essayons ces exemples. Voix passive: "Les ventes ont augmenté grâce au réseau que j'ai créé." Voix active: "Mon réseau a augmenté les ventes."

Ne soyez pas redondant. Il n'est pas nécessaire de dire "14 heures dans l'après-midi" ou "la femme enceinte enceinte". Dire «14 heures» ou «2 heures de l'après-midi» ou «la femme enceinte» ou «la femme enceinte» expriment toutes ce que vous voulez dire et sont moins verbeuses.

Bien sûr, faites attention à la grammaire. Utilisez les éléments de style de Strunk et White, disponibles sur le Web. Un bon dictionnaire devrait être à proximité, avec un thésaurus.

Un thésaurus vous permettra de garder votre écriture fraîche en vous aidant à trouver une variété de mots à utiliser. Beaucoup de ces ressources sont disponibles en ligne.

La relecture est l'une des choses les plus importantes que vous puissiez faire. Puisque vous faites probablement la plupart de vos écrits sur un ordinateur, vous avez accès à des vérificateurs d'orthographe et de grammaire automatisés. Attention cependant: certains mots, utilisés dans un mauvais contexte, peuvent être manqués par les vérificateurs d'orthographe informatisés. Par exemple, la phrase «Aux employés ont assisté à des réunions et deux autres se renseignent sur le logiciel GNU», passerait le test d'orthographe sans qu'aucune faute d'orthographe ne soit détectée. Demandez à quelqu'un d'autre de relire votre document, si possible. Si le temps le permet, éloignez votre composition et relisez-la plus tard, ou mieux, le lendemain.