Communications écrites
Une lettre d'instruction (lettre d'instruction) est une notification formelle écrite dans un format de message militaire notifiant à la partie réceptrice des problèmes spécifiques et détaillant comment l'expéditeur aimerait les traiter. En règle générale, les lettres d'instruction sont utilisées dans les communications d'affaires et dans les affaires personnelles; ils peuvent être écrits sur presque n'importe quel sujet par n'importe qui.
Cependant, dans l'armée américaine, ils sont peut-être utilisés le plus souvent de deux façons.
À titre d'exemple, une méthode pour une lettre d'intention est comme les directions pour le règlement de la succession d'une personne en cas de décès de cette personne. Ce n'est pas une volonté, mais peut être utilisé comme plus d'une liste de choses à faire, de documents à obtenir, et les arrangements finaux pour un enterrement. Il peut également répertorier des actifs et des allocations spécifiques.
Le deuxième type de lettre d'instruction - comme celui qui est illustré ci-dessous - est utilisé comme outil correctif ou correctif dans l'armée. Considérez la lettre d'intention la plus commune comme étant une séance de counselling officielle d'un officier supérieur ou d'un haut gradé à un militaire qui a démontré une performance médiocre. Cette lettre d'intention typique examinera non seulement les normes que le membre devrait respecter, mais offrira une solution pour améliorer la performance dans le domaine des déficiences. Peut-être un plan d'action à suivre peut-il être ajouté pour exiger que la partie visée comprenne les conséquences de ne pas performer au niveau requis.
Un exemple de lettre d'instruction
Dans l'exemple ci-dessous, la lettre d'instruction a été rédigée pour aider le bénéficiaire à améliorer son rendement au travail, ce qui a été jugé «insatisfaisant».
La lettre continue à énumérer un certain nombre de défauts de la part du destinataire, et lui conseille de devenir plus pratique, en écrivant: "Vous devez personnellement définir les objectifs de votre division et vérifier personnellement qu'ils sont atteints."
Il énumère ensuite les étapes nécessaires pour améliorer la performance et se termine par des mots d'encouragement, offrant une assistance continue et notant: «Nous voulons et avons besoin de votre succès."
Exemple de lettre d'instruction
De: Commandant, USS NEVERSAIL (CV 11)
À: LCDR Mike Rowmanage, USN, 987-65-4321 / 1300
Spécialiste des carburants aviation, USS NEVERSAIL (CV 11)
Subj: LETTRE D'ENSEIGNEMENT
Réf: (a) MILPERSMAN 1611-080
1. La présente lettre d'instructions est émise par référence pour discuter des mesures spécifiques requises pour améliorer la performance insatisfaisante de la Division des carburants aviation à bord de NEVERSAIL.
2. Depuis votre prise de fonctions en tant qu'agent des carburants d'aviation à bord de NEVERSAIL, vous avez autorisé des procédures non autorisées à la Division des carburants aviation qui ont causé des dommages structurels au réservoir de stockage JP-5 8-39-02J lors de la réapprovisionnement en cours le 18 juillet CY. Vous ne vous êtes pas familiarisé avec les directives appropriées sur les carburants d'aviation et vous n'avez donc pas été en mesure de vérifier les procédures dans votre division. Vous avez également omis de vous assurer que toutes les directives étaient à jour. En général, vous dépendiez entièrement de votre adjoint au directeur des carburants d'aviation pour le fonctionnement quotidien de votre division.
3. Pour fonctionner efficacement en tant qu'agent des carburants d'aviation, vous devez vous impliquer davantage dans les aspects quotidiens de votre division.
Vous ne pouvez pas gérer à partir de votre bureau, en acceptant le conseil de vos assistants sans développer une connaissance personnelle adéquate des procédures spécifiques. Vous devez personnellement définir les objectifs de votre division et vérifier personnellement qu'ils sont atteints.
une. Vous devez examiner chaque directive sur les carburants aviation applicable à USS NEVERSAIL. Vous vous assurerez que vous connaissez les procédures dirigées. En règle générale, vous vérifierez personnellement que votre division ne déroge pas aux procédures dirigées à moins d'être autorisée par une autorité supérieure.
b. Vous soumettrez des demandes de quota pour vous-même et l'Adjuc JS Ragmann pour assister à un cours d'officier des carburants d'aviation à la fin de ce déploiement.
4. Cette lettre est conçue pour vous aider à corriger les lacunes dans votre rendement en tant que dirigeant de division. Toute la chaîne de commandement est disponible pour vous aider de toutes les manières possibles.
Nous voulons et avons besoin de votre succès.
DR POIVRE
Cet exemple de lettre d'instruction fournit à l'officier subalterne une rétroaction directe sans tonalité ou signification. Il s'agit également d'une version écrite de la séance de counseling documentée offrant une aide immédiate par d'autres membres supérieurs et expérimentés du commandement. C'est un outil parfait pour créer un meilleur officier subalterne dans la commande et pour empêcher la perte potentielle de la capacité de mission dans le futur.