Les secrétaires de litiges sont employés dans des cabinets d' avocats de toutes tailles. Certains secrétaires fournissent un soutien purement administratif. Cependant, les secrétaires de nombreuses entreprises jouent un rôle hybride, agissant à la fois en tant que secrétaire et parajuriste en litige.
Voici quelques-unes des fonctions les plus courantes d'un secrétaire de litige tout au long du cycle de vie des litiges.
Les rôles de secrétariat varient selon l'entreprise, le type de pratique en litige et la taille du personnel.
Dépistage des cas
Dans les cabinets de plaignants, la première étape d'une affaire consiste à examiner l'affaire pour déterminer le mérite. Le client potentiel a-t-il une cause d'action? Y a-t-il des conflits? Le secrétaire peut aider à préparer des formulaires de sélection de cas et planifier des réunions initiales entre l'avocat et le client potentiel. Dans certains cas, le secrétaire effectuera une première sélection en posant des questions au client potentiel par téléphone. Si le client est signé, le secrétaire établira un nouveau dossier et transmettra le contrat de rétention et d'autres documents au client.
Enquête
Dans de nombreux cas, les parties mènent une enquête avant le dépôt d'une poursuite. Cette enquête peut impliquer de localiser et d'interviewer des témoins, d'examiner le lieu de l'accident et de recueillir des preuves documentaires et autres. Le secrétaire au contentieux peut aider au processus en organisant des réunions et des conférences téléphoniques au nom du procureur, en créant des listes de témoins, en organisant des preuves et d'autres documents et en créant un système de classement fiable pour les documents papier et électroniques.
Plaidoiries
Si une poursuite est déposée, le secrétaire préparera les plaidoiries dans un programme de traitement de texte. Les plaidoiries peuvent inclure une assignation, une plainte, des affidavits, des demandes d'admission et des motions. Le secrétaire du contentieux créera souvent des reliures de plaidoirie qui organisent et indexent toutes les plaidoiries pour un cas particulier.
Le secrétaire peut déposer ces documents auprès du tribunal, soit en personne ou par voie électronique, bien que cette tâche soit souvent accomplie par un parajuriste ou un messager du tribunal .
Découverte
La découverte est la plus longue phase du processus de contentieux. Lors de la découverte, le secrétaire du contentieux peut effectuer tout ou partie des tâches suivantes:
- Préparation de documents de découverte dans un système de traitement de texte, y compris les demandes de renseignements et les demandes de production
- Dactylographie, envoi et suivi des assignations
- Planification des dépositions auprès de plusieurs parties, y compris l'avocat, les clients, les avocats adverses et les sténographes judiciaires
- Prévoir des examens médicaux indépendants et d'autres rendez-vous exigés par les Règles de procédure civile
- Créer des classeurs de découverte; indexer et classer des documents de découverte
- Organisation et archivage des dossiers
- Planification des examens de site
- Localisation et communication avec des experts organisation et dépôt de rapports d'experts
Pré-procès
Une fois la date du procès fixée, le secrétaire aide l'équipe juridique à se préparer pour le procès. Le rôle de la secrétaire peut inclure:
- Taper et formater des documents préalables au procès, y compris des motions, des mémoires, des citations à comparaître et des listes de témoins
- Rassembler et organiser des expositions
- Création, organisation et / ou indexation de liants d'essai
- Aider à organiser des procès simulés
- Suivi des délais et envoi de rappels à l'équipe juridique
- Citer-vérifier et relire les mémoires et les documents légaux
- S'assurer que les documents sont correctement formatés conformément aux règles du tribunal
- Coordination des témoins
Procès
Le secrétaire aux litiges joue un rôle de soutien important pendant le procès. Ses fonctions peuvent inclure:
- Préparer, dactylographier et mettre en forme des documents d'essai
- Coordonner la préparation des tableaux, graphiques et autres visuels de la salle d'audience
- La planification des courriers, des sténographes judiciaires et des témoins experts
- Organisation, classement et gestion de documents, d'expositions et de reliures d'essai
- Coordonner les dispositions de voyage pour les avocats, les témoins, les clients et autres
Autres tâches administratives
Pour ceux qui travaillent dans le domaine de la défense, le secrétaire du contentieux inscrira le temps consacré par les avocats et parajuristes dans chaque cas au système de facturation et de temps de l'entreprise.
Il enverra également des factures périodiques au client et assurera le suivi des paiements en retard. D'autres tâches générales exécutées par le secrétaire du contentieux comprennent:
- Produire des informations en transcrivant, formatant, saisissant, récupérant, copiant et transmettant du texte, des données et des graphiques
- Suivi des délais
- Correspondance avec les clients, les témoins et les avocats adverses
- Répondre au téléphone
- Création de feuilles de calcul pour suivre les coûts, les expositions et autres informations
- Transcription de dictée
- Maintenir les systèmes de dossiers
- Acheminer la correspondance, les rapports et les documents juridiques
- Organisation de conférences clients et de réunions d'avocats
- Préparer des rapports de dépenses
- Maintenir le calendrier de l'avocat en planifiant et en ordonnant des conférences, des téléconférences, des dépositions et des voyages
- Commander des fournitures
Litigation Secrétaire Education
De nombreux secrétaires de litige complètent un certificat ou un programme de diplôme d'associé dans une école de commerce ou un collège communautaire. Cependant, les secrétaires avec des diplômes universitaires de quatre ans ont les plus grandes opportunités d'avancement au sein d'un cabinet d'avocats. La formation en litige a souvent lieu au travail. Les secrétaires de litige chevronnés occupent souvent d'autres postes au sein de l'entreprise, notamment des fonctions de parajuriste et de gestion de bureau.
Secrétaire au contentieux Compétences et connaissances
Les secrétaires de litige doivent posséder une variété de compétences interpersonnelles, de technologie et de bureau ainsi que des connaissances juridiques et procédurales. Les compétences et les connaissances requises comprennent:
- Maîtrise des logiciels de traitement de texte, tableur, présentation et temps et facturation; familiarité avec la suite Microsoft Office
- Maîtrise du matériel de transcription
- Excellentes compétences écrites et verbales
- Connaissance des procédures et des procédures de règlement des litiges devant les tribunaux locaux, étatiques et fédéraux
- Maîtrise des bases de données de documents telles que Ringtail, Summation et Concordance
- Expérience de dépôt électronique
- Connaissance des procédures de bureau et de la terminologie juridique
- Fortes compétences en dactylographie
- Solides compétences organisationnelles et compétences multitâches
- Capacité d'interagir professionnellement avec tous les niveaux de personnel